Kullanım Kılavuzu
VillaOperator'ı adım adım öğrenin
Bu kılavuz, platformun tüm özelliklerini ilk günden itibaren eksiksiz kullanabilmeniz için hazırlanmıştır. Sırayla okuyabilir ya da ihtiyacınız olan bölüme doğrudan atlayabilirsiniz.
Kayıt ve Kurulum
Platforma ilk kez giriyorsanız aşağıdaki adımları sırasıyla tamamlayın. Tüm süreç yaklaşık 3 dakika sürer.
Hesap oluşturun
villaoperator.com/register adresine gidin. Ad soyad, e-posta adresinizi ve en az 8 karakterli bir şifre girin. Hesap Oluştur butonuna tıklayın.
E-postanızı onaylayın
Kayıt sonrası e-posta adresinize bir aktivasyon bağlantısı gönderilir. Spam klasörünü de kontrol edin. Bağlantı 24 saat geçerlidir.
Çalışma alanı adını girin
Onay sonrası kurulum sihirbazı açılır. Çalışma alanı adı, yönettiğiniz villa grubunun veya şirketinizin adıdır (örn. "Bodrum Villalarım", "Akdeniz Tatil"). Misafirlere gösterilmez.
İlk mülkünüzü ekleyin
Kurulum sihirbazında mülk adı, şehir ve gecelik fiyatı girin. Detayları daha sonra her zaman düzenleyebilirsiniz.
Paneli açın
Paneli Aç butonuna tıklayın. Artık sistemdeydiniz.
Panele Genel Bakış
Sol kenar çubuğunda (sidebar) tüm bölümlere erişebilirsiniz:
| Bölüm | Ne İşe Yarar |
|---|---|
| Dashboard | Bugünkü check-in/out'lar, toplam rezervasyon sayısı, aylık gelir özeti |
| Mülkler | Mülk ekleme, düzenleme, fotoğraf yükleme, kamuya açık rezervasyon sayfası |
| Rezervasyonlar | Tüm rezervasyonlar, yeni rezervasyon oluşturma, check-in/out işlemleri |
| Misafirler | Misafir kartları, pasaport/kimlik bilgileri, rezervasyona bağlama |
| Takvim | Mülk bazında doluluk takvimi, görsel planlama |
| Temizlik | Temizlik görevleri, personel atama, WhatsApp bildirimi |
| KBS | Günlük misafir listesi — Kolluk Bilişim Sistemi bildirimi için |
| Finans | Gelir takibi, gider ekleme, fiş tarama, net kâr hesabı |
| Ayarlar | Dil, para birimi, kanal senkronizasyonu |
Sağ üstte dil (TR / EN) ve tema (açık / koyu) seçenekleri bulunur.
Mülk Ekleme ve Yönetimi
Sol menüden Mülkler sayfasına gelin ve sağ üstteki + Mülk Ekle butonuna tıklayın.
Temel Bilgiler
Mülk fotoğrafı ekleyin
Fotoğraf ekle alanına tıklayarak görsel yükleyebilirsiniz. Fotoğraf kamuya açık rezervasyon sayfasında ve misafir portalinde görünür.
Ad, tür ve şehri girin
Mülk adı misafirlere gösterilir, açıklayıcı olsun (örn. "Dalyan Nehir Manzaralı Villa"). Tür: Villa, Daire, Ev, Bungalov veya Diğer.
Kapasite ve fiyat bilgisi
Kişi kapasitesi, yatak odası ve banyo sayısını girin. Gecelik baz fiyat rezervasyon oluştururken referans alınır, zorunlu değildir.
Mülk sahibi bilgilerini girin (isteğe bağlı)
Yönettiğiniz mülklerde sahibin adı, telefonu ve komisyon yüzdesini kaydedebilirsiniz.
Misafir portali bilgileri
Giriş/çıkış saati, kapı şifresi, Wi-Fi bilgileri ve giriş talimatlarını girin. Misafirler check-in sonrası bu bilgilere erişir.
Kamuya Açık Rezervasyon Sayfası
Mülkü düzenlerken 🌐 Rezervasyon Sayfası sekmesine geçin:
- Sayfa URL'i oluşturma — Kendi seçtiğiniz slug ile villaoperator.com/villa/slug-adiniz sayfası açılır
- Açıklama ve olanaklar — Misafirlere gösterilecek metin ve oda özellikleri
- Tema seçimi — Minimal veya diğer temalar
- WhatsApp numarası — Sayfada "WhatsApp ile iletişim" butonu çıkar
- Google Maps bağlantısı — Konum haritası entegrasyonu
- Minimum geceleme — Sayfadan gelen rezervasyonlar için minimum gece sayısı
Rezervasyon Oluşturma
Rezervasyonlar sayfasından + Yeni Rezervasyon butonuna tıklayın.
Mülk ve misafiri seçin
Açılır listeden mülkü seçin. Daha önce sisteme eklenmiş bir misafiri seçebilir ya da boş bırakıp sonradan atayabilirsiniz.
Tarih ve kişi sayısı
Giriş ve çıkış tarihlerini girin. Yetişkin ve çocuk sayısını ayrı ayrı belirtin. Çakışan tarihler sistem tarafından uyarıyla gösterilir.
Kaynak ve durum
Rezervasyonun nereden geldiğini seçin: Direkt, Airbnb, Booking.com, VRBO veya Diğer. Durum: Onaylı, Beklemede, Check-in, Check-out veya İptal.
Fiyat ve kapora
Toplam fiyat alanına rezervasyonun toplam bedelini girin. Kapora kısmına alınan ön ödeme miktarını yazabilirsiniz.
Kaydedin
Ekle butonuna tıklayın. Rezervasyon listede görünür, takvim otomatik güncellenir.
Check-in İşlemi
Rezervasyon listesinde ilgili kartın üzerine gelin ve Check-in butonuna tıklayın.
Pasaport / Kimlik Tarama
Kimlik belgesini hazırlayın
Pasaport veya TC kimlik kartının alt kısmındaki MRZ şeridini (iki satır makine okunaklı karakter) kameraya gösterin.
Tara butonuna basın
Panel üzerindeki Belgeni Tarat butonuna tıklayın. Kamera açılır. Belgeyi düz tutun, MRZ alanı ekrana sığsın.
Bilgileri doğrulayın
Ad soyad, doğum tarihi, uyruk ve belge numarası otomatik doldurulur. Ekrana yansıyan bilgileri mutlaka kontrol edin — AI okuma hataları yapabilir.
Grubu tamamlayın
Birden fazla misafir varsa her biri için aynı işlemi tekrarlayın.
Check-in'i onaylayın
Check-in Yap butonuna tıklayın. Rezervasyon durumu Check-in olarak güncellenir.
Check-out İşlemi
Rezervasyon kartından Check-out butonuna tıklayın.
Ekstra hizmetleri girin
Havuz ısıtma, transfer, market alışverişi gibi ekstra ücretleri buradan kaydedebilirsiniz.
Tahsilat tutarını girin
Misafirden check-out'ta tahsil ettiğiniz miktarı girin. Bu bilgi finans ekranındaki Gerçekleşen Tahsilat kısmına yansır.
Check-out'u tamamlayın
Onay butonuna tıklayın. Rezervasyon durumu Check-out olarak güncellenir.
Misafir Kaydı
Sol menüden Misafirler sayfasına gidin. Misafir eklemek için iki yol var:
- Check-in sırasında otomatik: Pasaport/kimlik taratıldığında misafir otomatik sisteme kaydedilir ve rezervasyona bağlanır.
- Manuel ekleme: + Misafir Ekle butonuyla formu doldurun. Ad soyad, uyruk, belge türü ve numarası, doğum tarihi, cinsiyet.
KBS Bildirme
KBS (Kolluk Bilişim Sistemi) ekranı, yasal zorunluluk olan günlük misafir listesini hazırlar. Sol menüden KBS sayfasına gidin.
Bildireceğiniz tarihi seçin
Varsayılan olarak bugünün tarihi gelir. O gün konaklamakta olan misafirlerin listesi otomatik filtrelenir.
Listeyi inceleyin
Her misafirin ad soyadı, TC kimlik no / pasaport no, uyruk, giriş-çıkış tarihi ve konaklamakta olduğu mülk bilgisi görünür.
KBS sistemine girin
Ekrandaki bilgileri kbs.jandarma.tsk.tr veya e-devlet.gov.tr üzerinden KBS formuna aktarın. VillaOperator veriyi hazırlayıp kopyalamanızı kolaylaştırır.
Temizlik Takvimi
Sol menüden Temizlik sayfasına gidin. Kanban görünümünde görevler üç sütunda takip edilir: Bekliyor → Devam Ediyor → Tamamlandı.
Personel ekleyin
Sağ üstteki Personel Ekle butonuyla temizlikçilerinizi sisteme kaydedin. Ad, telefon numarası (WhatsApp için) ve rolü girin.
Görev oluşturun
+ Görev Ekle butonuna tıklayın. Hangi mülk, hangi tarih, hangi personel ve varsa notları girin.
WhatsApp ile bildirin
Görev kartındaki WhatsApp butonuna tıklayın. Personele görev detaylarını ve tamamlama bağlantısını içeren hazır mesaj oluşturulur.
Personel görevi tamamlar
Personel mesajdaki bağlantıya tıklayarak görevi Tamamlandı olarak işaretleyebilir. Sisteme giriş yapmasına gerek yoktur.
Kanal Senkronizasyonu (iCal)
Airbnb, Booking.com ve diğer platformlardan gelen rezervasyonları otomatik içe aktarmak için Ayarlar → Kanal Senkronizasyonu sayfasını kullanın.
iCal bağlantısı nasıl alınır?
Airbnb
Takvim → Dışa aktar
Airbnb'de mülkünüzün Takvim sayfasına gidin. "Takvimi dışa aktar" seçeneğini tıklayın. .ics bağlantısını kopyalayın.
Booking.com
Mülk → Takvim → iCal
Extranet'te mülkünüzün Takvim bölümüne girin. iCal sekmesinden bağlantıyı kopyalayın.
Diğer platformlar
.ics URL'i bulun
Platformun takvim senkronizasyon ayarlarında iCal (.ics) bağlantısı olup olmadığını kontrol edin.
Kanal ekleyin
Kanal Senkronizasyonu sayfasında + Kanal Ekle butonuna tıklayın. Mülkü seçin, platform ve iCal URL'ini girin.
İlk senkronizasyonu yapın
Eklenen kanalın yanındaki Şimdi Senkronize Et butonuna tıklayın. Rezervasyonlar sisteme aktarılır.
Kendi takviminizi dışa aktarın — döngüyü tamamlayın
Her mülk için bir iCal dışa aktarma URL'i üretilir (Kanal Senkronizasyonu sayfasının altında, kopyala butonuyla). Bu URL'i Airbnb, Booking.com ve VRBO'nun her birinin kendi "takvim senkronizasyonu / iCal içe aktar" ayarına ayrı ayrı yapıştırın. Böylece bu platformlardan herhangi birinde gelen rezervasyon, sadece VillaOperator'da değil diğer tüm platformlarda da otomatik olarak günleri kapatır — tam çift yönlü (aslında çok yönlü) senkronizasyon.
Dışa aktarma linkini nereye yapıştırırım?
Airbnb
Takvim → Müsaitlik → Takvim senkronize et
"Takvim içe aktar" seçeneğine VillaOperator export linkinizi ekleyin.
Booking.com
Mülk → Takvim → Takvim senkronizasyonu
"Takvim ekle" ile VillaOperator export linkinizi ekleyin.
VRBO
Takvim → Takvim içe aktar
"Başka takvim ekle" ile VillaOperator export linkinizi ekleyin.
Gelir & Gider Takibi
Sol menüden Finans sayfasına gidin. Ekranın üst kısmında özet kartlar yer alır:
| Kart | Açıklama |
|---|---|
| Brüt Gelir | Tüm rezervasyonların toplam fiyatı |
| Ekstralar | Check-out'ta girilen ek hizmet bedelleri |
| Kesinti | Mülk sahibi komisyonu (mülk ayarlarında belirlenen %) |
| Beklenen Net | Brüt Gelir + Ekstralar − Kesinti |
| Gerçekleşen Tahsilat | Check-out sırasında fiilen tahsil edilen tutar |
| Net Kâr | Gerçekleşen Tahsilat − Platform Komisyonu − Giderler |
Gider Ekleme
Sağ üstteki + Gider Ekle butonuna tıklayın. Mülk, kategori (temizlik, bakım, kira, diğer), açıklama, tutar ve tarih bilgilerini girin. Kaydedin.
Fiş Tarama
Finans sayfasında Fiş Tara butonu, faturanın veya fişin fotoğrafını okuyarak gider formunu otomatik doldurur.
Fiş Tara butonuna tıklayın
Kamera açılır. Fişi düz, iyi aydınlatılmış bir zeminde tutun. Tüm metin alanları çerçeve içine girsin.
Fotoğraf çekin
Görüntü yapay zeka tarafından işlenir. Açıklama, tutar, tarih ve kategori otomatik doldurulur.
Bilgileri kontrol edin ve düzeltin
Form açıldığında sarı bir uyarı banner'ı çıkar. Yapay zeka hata yapabilir — her alanı gözden geçirin. Yanlış değerleri düzeltin, ardından Ekle butonuna basın.
Dil ve Para Birimi Ayarları
Dil
TR / EN
Sol alt köşedeki dil butonuyla değiştirin. Seçim tarayıcıya kaydedilir.
Para Birimi
₺ TRY / € EUR
Ayarlar sayfasından para birimini seçin. Veritabanındaki fiyatlar değişmez, yalnızca görüntü dönüştürülür.
Tema
Açık / Koyu
Sol alt köşedeki tema butonuyla değiştirin.
Planlar ve Mülk Limitleri
| Plan | Aylık Ücret | Mülk Limiti | Özellikler |
|---|---|---|---|
| Ücretsiz | — | 1 mülk | Sınırsız rezervasyon, misafir portali, takvim |
| Başlangıç | ₺299/ay | 5 mülke kadar | + KBS bildirme, email bildirimleri, iCal senkronizasyon |
| Büyüme | ₺599/ay | 10 mülke kadar | + Aidat takibi, öncelikli destek |
| Pro | ₺1.000/ay | 20 mülke kadar | + Özel raporlar, API erişimi |
| Kurumsal | Görüşme | 20+ mülk | Özel entegrasyonlar, SLA garantisi, dedicated destek |
Plan değişikliği için Fiyatlandırma sayfasını ziyaret edin.